ＨＳＰな私の優先順位の立て方

私は社会人になって1年目、優先順位の立て方が上手くありませんでした。

単純に、仕事に慣れていないということもあると思いますが、それにしても遅かったと思います。

優先順位を立てるだけで時間がかかる…

私がいた会社は、部署の中に課があり、その中にまたグルーブがいくつかある、という組織編制なのですが、初めに配属された課から半年で同部署の別の課に異動になりました。

理由は様々あると思いますが、同じ課の上司の仕事の指示が明確ではなく、毎日よく分からないまま仕事をしてたというのも原因の一つだと思います。

要は、「背中をみて覚えろ」的な…

質問したら「自分で考えて」「ちょっと待って」と言われ、さらに、上司はその上の上司にいつも長時間指導を受けていたので、質問する隙すらほとんどありませんでした。

他の部署のメンバーから見ても、「ちょっとやばいんじゃない？」見えるほどだったらしいです。

ですが半年後、他の課に異動になり、新しい上司に変わりました。その上司の指導、のおかげで、仕事の全体像や流れを理解しながら業務ができるようになりました。

仕事が分かっても優先順位が立てられない！？

入社半年で晴れて仕事を理解できるようになった私ですが、それでも優先順位は上手く立てられません。

「Ａの仕事はＢの仕事と繋がってるから先にやらないと」

 「Ｃの仕事も締め切りが迫ってる」

「さっき頼まれた仕事も急ぎだよな…」

といろんな考えが頭の中をめぐって、さらに繁忙期にはプチパニックになるほどでした。

ですが、先輩のアドバイスや本を参考にしていろいろ実践しているうちに、そのパニックも段々小さくなっていきました。

無理して優先順位を立てなくて良い

私が実践していたことは大きく分けて3つです。

1. やるべきことをすべて書き出し、優先順位の番号を振る
2. 1をやるのも難しい場合、書き出したのち、1番急ぎのものだけ丸をする
3. それでも無理なら短時間で片付く単純作業をして脳をリフレッシュ

一つずつ解説していきます。

1.やるべきことをすべて書き出し、優先順位の番号を振る

 「なんだ、当たり前じゃん」と思われるかもしれません。でも、ＨＳＰの方にとっては、すごく有効な手段だと私は思うのです。

例えば今なんとなくやるべきことが分かっている時でも、「何か忘れているのではないか」といつも心配になってしまうのがＨＳＰさんの特徴。

書き出してみると思った以上にやるべきことがあることに気づきます。そして、パッと見ただけですべて把握できるので、頭の中で考えるだけよりも脳が整理されます。

さらにそれを上司と共有できると進捗の確認もできるので、なお良いですね◎

２．1をやるのも難しい場合、書き出したのち、1番急ぎのものだけ丸をする

この考え方を本で読んだときは目から鱗でした。ＨＳＰさんはマルチタスクが苦手。だから、今1番急ぎの仕事1つだけにとにかく集中、終わったらまた次に急ぎのものを考えれば良いのです。

とはいっても、私の職場は電話の多い職場だったので、急に仕事の依頼が来ることも多々ありました。そんな時は今やっている1番急ぎの仕事と、急に依頼が来た仕事2つだけを天秤にかけるようにしていました。そして常に1番急ぎだけを考えて仕事をしていました。

ちなみに慣れてくれば、その仕事にかかる時間も分かってくるため、例えば急に依頼が来た仕事が短時間で終わるものであれば、先に片づけてしまうこともありました。

つまり、「重要度」と「かかる時間」という軸で2つの仕事を天秤にかけるのです。

3.それでも無理なら短時間で片付く単純作業をして脳をリフレッシュ

1.2を実施しようとしてもどうしても上手くいかない時もありました。

そんなときは、書類の整理や入力作業など、短時間で片づけられる単純作業をするようにしていました。そうすると自然と頭の中が整理されていって、優先順位が見えてくることもありました。

※それでもどうしても無理な時は、ドリンクを飲む、トイレに立つなど物理的にリフレッシュするのも効果的かと思います！

ということで、今回はＨＳＰな私の優先順位の立て方をご紹介しました！

仕事のみでなく、普段の生活にも応用できるかと思うので、ぜひ試していただけたら幸いです(o^―^o)